Το Τμήμα Καταγραφής, Συντήρησης και Φύλαξης Συλλογών του Φιλοτελικού και Ταχυδρομικού Μουσείου έχει ως αποστολή τη διαφύλαξη και ανάδειξη της ιστορικής και πολιτιστικής κληρονομιάς του ελληνικού ταχυδρομείου. Μεριμνά για την προστασία, διατήρηση και αισθητική παρουσίαση των εκθεμάτων, των έργων και του αρχειακού υλικού που συνδέονται με την ιστορία των Ελληνικών Ταχυδρομείων και του φιλοτελισμού.
Το Τμήμα είναι υπεύθυνο για την παραλαβή, καταγραφή και αρχειοθέτηση κάθε νέου εκθέματος, τη συγκέντρωση και τεκμηρίωση των πληροφοριών, καθώς και την τήρηση πλήρων αρχείων με πολυμεσικά στοιχεία. Παράλληλα, εποπτεύει την κατάσταση του υλικού, φροντίζει για τη συντήρηση και αποκατάσταση των αντικειμένων και ελέγχει τις κλιματολογικές συνθήκες έκθεσης και αποθήκευσης, ώστε να εξασφαλίζεται η μακροχρόνια διατήρησή τους.
Επιπλέον, το Τμήμα διαχειρίζεται τα Ηλεκτρονικά Συστήματα Ασφαλείας (ΗΣΑ) του Μουσείου και οργανώνει τα προγράμματα φύλαξης, εξασφαλίζοντας την προστασία των συλλογών σε καθημερινή βάση και κατά τις αργίες. Με τη δράση του, συμβάλλει στη διατήρηση ενός μοναδικού πολιτιστικού θησαυρού, προσφέροντας στους επισκέπτες μια αυθεντική εμπειρία γνωριμίας με την ιστορία του ελληνικού ταχυδρομείου.